Automatisches Abbildungsverzeichnis erstellen

In diesem Beitrag soll erklärt werden, wie Abbildungen so zugeordnet und formatiert werden können, dass problemlos die Erstellung eines automatischen Abbildungsverzeichnisses möglich ist. Die Erstellung von manuellen Verzeichnissen soll damit vermieden werden. Je nach Word-Version sind die entsprechenden Befehle etwas anders angeordnet, die Logik bleibt jedoch die gleiche.

Lesbare wissenschaftliche Arbeiten kommen fast nie ohne Grafiken oder Tabellen aus. Solche Abbildungen erleichtern die Aufnahme des Inhaltes eines Textes. Abbildungen sind auch kein Selbstzweck und auch nicht dafür gedacht, einfach nur Seiten zu füllen. Vielmehr bedürfen sie einer textlichen Interpretation, Sinn und Aussage der Abbildung muss erklärt und der Zusammenhang zu den bisherigen Ausführungen muss hergestellt werden.

Wenn Abbildungen im Text enthalten sind, müssen diese auch in einem Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis aufzufinden sein. Dieses wird in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word genauso automatisch erstellt wie beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis. Hierzu müssen jedoch die jeweiligen Elemente vorher zugeordnet und entsprechend formatiert werden.

Damit Word Abbildungen wie z.B. Grafiken zu einem automatisierten Verzeichnis zusammenstellen kann, müssen Sie jedes Element wie folgt benennen:

  1. Klicken Sie die Grafik mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Beschriftung einfügen“. Alternativ klicken Sie in der oberen Hauptleiste auf „Einfügen“ und wählen anschließend „Beschriftung“.
  2. Unter „Beschriftung“ können Sie jetzt zwischen „Abbildung“, „Formel“, und „Tabelle“ wählen oder einen Begriff eingeben.
  3. Im Feld „Beschriftung“ müssen Sie Ihre Abbildung noch genauer benennen, z.B.: „Abbildung 1: Verlauf der Außenhandelsinvestitionen 2016“. Anschließend klicken Sie auf „OK“. Die Nummerierung der Abbildungen erfolgt automatisch.

Diese Schritte sind Voraussetzung, damit Word ein automatisiertes Verzeichnis erstellen kann!

Das Ganze kann dann so aussehen:

Abbildung 1: Verlauf der Außenhandelsinvestitionen 2016

Abbildung xyz (hier nicht visualisiert)

Quelle: Müller, S. (2008), S. 207.

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass keine Abbildungs-Nummerierungen mehr durcheinander kommen, wenn z.B. eine Abbildung wieder herausgenommen wird oder eine neue hinzukommt. Die Nummerierungen aktualisieren sich automatisch.

Verzeichnis erstellen und einfügen

Ist die Arbeit fertig geschrieben, können Sie das Abbildungsverzeichnis einfügen. Dieses positionieren Sie, je nach Vorgabe der Hochschule, entweder unterhalb des Inhaltsverzeichnisses oder im Anhang. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der Sie das Verzeichnis einfügen möchten.
  2. Rufen Sie danach wieder das Menü „Einfügen“ auf und klicken auf „Index und Verzeichnisse“. Hier auf Abbildungsverzeichnis klicken (zur Auswahl stehen auch Index, Inhaltsverzeichnis oder Rechtsgrundlagenverzeichnis).
  3. Bei „Bezeichnung“ auf Abbildung oder Tabelle klicken, je nachdem, ob Sie ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis anlegen möchten (und je nachdem, wie Sie die Abbildungen / Tabellen vorher formatiert haben!)
  4. Klicken Sie abschließend auf „OK“, wird das Abbildungsverzeichnis in Word eingefügt.
  5. Ändert sich in der Arbeit die Seitennummerierung der Abbildung, beispielsweise weil Sie eine Passage gelöscht haben, können Sie die Seitenzahl leicht auch im Verzeichnis ändern und aktualisieren. Gehen Sie mit der Maus auf das Verzeichnis und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie „Aktualisieren“ und die Seitenzahlen (oder auch die Titel der Beschriftungen) passen sich aktuell an.